「時間が長い」「内容が薄い」「何も決まらない」「発言がない」――。ビジネスパーソンにとって欠かせない「会議」。
だがその会議がうまく回らず不満を抱いていたりする人は多いはずだ。
「ムダな会議はもうやめてくれ！」あらゆる企業で、こんな心の叫びを胸に秘める人もいるはずだ。そんなムダな会議に終止符を打つ方法とは、・・・?
会議の「前」「中」「後」の理想像である「うまくいく会議」に向けて、「うまくいかない要因」が3つあった。
それらに対し、合計7つの対策を掲げている。書籍では、前半と後半の2部、全5章構成でこの“1枚ノウハウ”を詳細に説明している。
前半は「ムダゼロ会議術・基本編」、後半が「ムダゼロ会議術・応用編」だ。
まず第1章「ムダゼロ会議術・基本編（会議前）」では、会議前にフォーカス。会議前の準備、とくに議題の設定の手法について解説している（対策①、②）。
次の第2章「ムダゼロ会議術・基本編（会議中）」では、会議の真っ只中にフォーカス。会議をどう盛り上げ、とりまとめていくかを説明している（対策③、④、⑤、⑥）。
そして第3章「ムダゼロ会議術・基本編（会議後）」では、会議が終わった後にフォーカス。会議終了後、数分の粘りが100倍速の違いを生む。その具体的方法を紹介している（対策⑦）。
さらに第4章～第5章の「ムダゼロ会議術・応用編」では、様々な会議で応用できる発展的手法を紹介。ここに紹介した1枚ノウハウは、眺めるのはカンタンだが、実際にやってみると想像以上に難しい。そんな声を少し紹介しよう。
たった1枚でも、実行が難しいワケ
筆者は、会議術受講者にこの1枚フレームを紹介し、1カ月後に実行したレポートを必ずもらうようにしている。膨大なレポートを分析すると、ダメ会議の現状と改善するプロセスがくっきりと浮かび上がってくる。一部意見を紹介しよう。
【会議前】
「会議を3種に分けて、人選するなんて思いもつかなかった」
「議題の末尾に？を付けて疑問文にすることが、こんなに大変と思わなかった」
「会議は準備がすべてだと再認識した」
【会議中】
「冒頭で30秒ゴールを宣言すると、会議時間が半減した」
「議長がシナリオを持つ必要性は分かったが、3シナリオは描ききれなかった」
「活性化しない会議での付箋の使い方は、場数が必要と感じた」
「会議後半で、収束する時間とスキルが不足しているのを実感した」
【会議後】
「最後の3分でNEXT STEPを描く時間が事切れた」
「議事録は当日配布したが、不足点が多く、試行錯誤が必要だ」
たった1枚でも実現が難しいのだ。対策は、何よりも場数を踏んで、しっかり身体に覚え込ませるしか道はない。ただ、実現が難しい理由はほかにもある。最近、会議を取り巻く参加者の多様性が増しているためだ。 年上部下、年下上司など下剋上さながらの環境で、20代、30代、40代、50代以上が、息を合わせなければならない。
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